GESTIONE PAGAMENTI - TS WALLET

Premessa

N.B.: I nomi riportati nelle varie immagini di esempio all’interno del presente Documento sono di pura fantasia. Ogni somiglianza con la realtà è puramente fortuita. Inoltre, le dimensioni e i layout di alcune maschere riportate nei print di esempio potrebbero non coincidere con la reale dimensione o layout delle stesse, al fine di gestire al meglio l'impaginazione delle immagini, che sono riferite ad elementi di configurazione tabellare.

La procedura integra in TS Hospitality la possibilità di utilizzare le funzionalità dei portafogli virtuali di TS Wallet per effettuare acquisti presso i punti vendita Cassa in Cloud. Prerequisito per l'accesso a tale funzionalità è il fatto che tutti gli attori che intervengono nelle transazioni di compravendita, ossia le Strutture ricettive e i Punti Vendita Cassa in Cloud, siano censiti in TS Digital, ciascuno con il proprio RegistryItemID (chiave che costituisce l'identificativo dell'azienda in TS Digital, già introdotto in TSH in occasione delle più recenti implementazioni relative alla Fatturazione Elettronica).

La funzionalità implementata definisce un circuito entro il quale operano i portafogli virtuali (TS Wallet): ciascun portafoglio riceve un credito spendibile mediante una ricarica e può in seguito spendere tale credito presso qualsiasi entità afferente al circuito di cui il portafoglio fa parte.

Anche le varie Strutture possederanno uno specifico portafoglio, necessario per caricare credito sui portafogli dei clienti, a fronte di un pagamento diretto, non fiscale, nelle proprie casse.

Sarà poi la stessa infrastruttura di TS Wallet a riconciliare le transazioni tra le Strutture e i Punti Vendita ove il credito dei portafogli virtuali viene speso.

Oltre alla possibilità di utilizzare realmente i portafogli virtuali per transazioni dirette, sarà possibile comunque utilizzarli come elementi di identificazione dei clienti dei punti vendita, mantenendo la possibilità di addebitarne la spesa nei conti delle risorse alloggiate in Hotel oppure su Conto Passanti.

La funzionalità TS Wallet va a sovrapporsi e potenzialmente a sostituire l'utilizzo della Carta Monetica così come è implementata in TS Hospitality.

L'attivazione di TS Wallet è demandata ad operatori con permesso SuperUser attivo e sarà gestita nella stessa maniera sia per mono strutture sia per Gruppi strutture configurati in modalità Enterprise, per le quali il circuito creato dalla procedura sarà uguale per tutte le strutture fisiche afferenti al Gruppo Strutture con flag Enterprise attivo.

N.B.: una volta create, le entità Circuito e Wallet non si potranno eliminare, mentre sarà possibile sganciare gli Autenticatori (strumento riutilizzabile, collegato al Wallet tramite RFID) dai Wallet (entità che contiene denaro).

Configurazione - Parametri

I parametri relativi all'attivazione di TS Wallet sono visibili solo ad operatori TS, cui è demandata la valorizzazione la valorizzazione del Parametro TSWALLET_URL che per default sarà NULL (in esempio valorizzato per ambiente di test), e TSWALLET_POS (nel quale vanno registrate tutte le Api Key di Cassa in Cloud).

Il Parametro TSWALLET_CIRCUITO sarà valorizzato in modalità silente e in automatico al termine della procedura di attivazione del circuito, mentre dopo la configurazione dei Tipi Wallet occorre valorizzare il Parametro TSWALLET_TIPO_ARRIVI con la modalità di default scelta per la creazione dei Wallet per i clienti in arrivo in una data specifica, considerando che è facoltà dell'operatore variare il Tipo Wallet proposto, per definire per esempio che la clientela individuale potrà fruire della modalità Addebito su Conto Risorsa mentre per i Gruppi in arrivo, scegliendo anche lo specifico Nome Gruppo, sarà possibile impostare la modalità del Tipo Wallet Prepagato.

I

Attivazione circuito TS Wallet

Al fine di consentire le ricariche dei Wallet, ogni Struttura deve disporre di un proprio Wallet e di un proprio Autenticatore (elemento spiegato più avanti), che sarà la sorgente di qualsiasi transazione di ricarica, assegnando un saldo spendibile ai Wallet dei suoi clienti. La creazione di tale Wallet va eseguita una tantum (per ciascuna struttura nel caso di configurazione DB in multi-struttura) e lega il Wallet al RegistryItemID della struttura stessa, per cui è attivabile solo per le strutture che ne posseggono uno.

Al fine di mantenere la coerenza tra circuito e Wallet, l’intero processo di generazione del circuito e dei Wallet è integrato nel pulsante con Attiva TS Wallet visibile sulla maschera delle Strutture, nelle seguenti condizioni:

• login operatore con permesso SuperUser attivo.
• accesso effettuato sul database Master (oppure istanza mono, non-Enterprise).
• nessuna struttura corrente selezionata.

Selezione pulsante Attiva TS Wallet (1), risposta SI nella richiesta di conferma (2), selezione pulsante Crea Nuovo (3) nel caso non sono presenti circuiti, verifica esito creazione del circuito (4) con valorizzazione automatica silente del parametro TSWALLET_CIRCUITO, verifica successivo esito creazione dei Wallet per struttura (5).

Qualora la creazione di qualche Wallet non fosse riuscita, dopo avere eseguito le necessarie correzioni sui dati, è possibile ripetere l’operazione, assicurandosi eventualmente di rispondere SI alla prima domanda, in maniera che i Wallet creati vengano associati al circuito precedentemente impostato.

In ogni caso, va tenuto conto che a regime questa operazione va fatta una singola volta.

Al termine dei processi indicati in precedenza, richiamando una delle strutture codificate nel gestionale, nella sezione TS Wallet visibile nella testata della maschera, sarà riportato il riferimento al circuito attivato (non modificabile dagli operatori).

N.B.: nel caso che al termine dei processi di attivazione del circuito per una o più strutture non sia visibile l'identificativo nella sezione del TS Wallet, occorre verificare l'eventualità che tale struttura non sia in possesso dell'Agyo ITEM ID, valore assegnato alle strutture che inviano Fatture Elettroniche verso TS Digital.

Generazione Tipi TS Wallet

Per accedere ai punti vendita leggibili dall’installazione, è prevista la valorizzazione del parametro TSWALLET_POS, in cui vanno registrate tutte le Api Key di Cassa in Cloud a cui si può accedere. All’apertura della maschera, il sistema legge le configurazioni dei punti vendita e le modalità di vendita, per consentire di utilizzarli.

La maschera di definizione dei Tipi TS Wallet permette di impostare le caratteristiche elencate di seguito:

• Codice e descrizione (elementi obbligatori).
• Modalità di pagamento (scelta tra Prepagato, Addebito su conto Passanti, Addebito su conto Risorsa).
• Tipologia soglia (sul totale addebiti dei Conti Passanti e Risorsa (non idonea per il Prepagato),  sui movimenti giornalieri, per ogni transazione).
• Associazione a tipo struttura (in modalità Enterprise, non gestibile da operatore).
• Soglia (importo soglia, se impostato un valore tra quelli proposti nella Tipologia soglia).
• Configurazioni punti vendita (scelta tra quelli configurati a sistema e proposti in elenco).
• Modalità di Vendita (non obbligatoria, vuoto imposta (default) altrimenti personalizza la modalità nella griglia.

Le configurazioni dei punti vendita / modalità di vendita sono strutturate in una griglia non editabile, per cui, in caso di errore, occorre eliminare la riga obsoleta e sostituirla.

L’inserimento di un valore va fatto mediante appositi controlli nella parte inferiore della maschera, appena sopra la griglia stessa, che consentono di selezionare un punto vendita e una modalità di vendita (o nessuna) e un range orario. È possibile inserire, per ciascun punto vendita, una configurazione senza range orario, che costituirà il default (A). In alternativa, si può impostare un default che varrà sempre, eccetto eventualmente alcune fasce orarie in cui potrebbe esserne applicato un altro (lasciando vuoto la modalità di vendita, si intenderà applicata quella di default del punto vendita) (B).

Nell'immagine di esempio (A) si può visualizzare la configurazione del Tipo Wallet con tipo pagamento Prepagato, nessuna Soglia, Punto Vendita Ristorante, nessun range temporale e nessuna Modalità di Vendita (default).

Nell'immagine (B) si può visualizzare la configurazione del Tipo Wallet con tipo pagamento Prepagato, nessuna Soglia, Punto Vendita Ristorante, nessun range temporale e nessuna Modalità di Vendita (default) come prima riga e orari personalizzati per la Modalità di Vendita Clienti.

Di seguito si riporta l'immagine di esempio (C) nella quale si può visualizzare la configurazione del Tipo Wallet con tipo pagamento Risorsa (addebito su conto), impostazione Tipo Soglia su Totale addebiti Conto fissata ad uno specifico importo, entrambi i Punti Vendita Ristorante e Bar, nessun range temporale (default) e Modalità di Vendita per Clienti.

N.B.: il controllo sul valore impostato nella Soglia non consente di sforare il limite impostato, quindi, occorre chiudere il conto e riaprirne uno nuovo, dato che il controllo della Soglia è attivo nei conti con stato Aperto, sia per il Tipo Soglia Totale Addebiti Conto sia sul Totale Addebiti Giornalieri, mentre il totale per Transazione è controllato prima ancora che sia caricato nei conti della risorsa o conti passanti.

Il controllo del valore Soglia è riferito ai soli addebiti che transitano sui conti che sono provenienti da Cassa in Cloud, escludendo a priori eventuali addebiti manuali che potrà caricare manualmente l'operatore nella stessa categoria conto.

Nella sezione (D) dell'immagine di esempio, si può visualizzare la configurazione del Tipo Wallet con tipo pagamento Passanti (addebito su conto), nessuna impostazione Tipo Soglia, entrambi i Punti Vendita Ristorante e Bar, nessun range temporale (default) e Modalità di Vendita per Consumi Personale e Direzione.

Gestione TS Wallet

Quanto descritto di seguito è riferito alla gestione del TS Wallet, con riferimento alla sua creazione e conseguente associazione agli Autenticatori, che nello specifico sono gli strumenti/oggetti, con legame uno a molti, predisposti con sistema RFID, da utilizzare con i lettori dello specifico codice.

Un TS Wallet di tipo Prepagato è legato ad un solo Owner (anagrafica cliente in archivio) e contiene la somma dei depositi prepagati, mentre l'elemento Autenticatore (carta, braccialetto, etc.) può essere legato a diversi ospiti/clienti della struttura (es. familiari dell'Owner), il cui valore di spesa prelevato per gli acquisti dai punti vendita di Cassa in Cloud sarà sempre riferito alla somma depositata nel TS Wallet.

N.B.: il TS Wallet non potrà mai essere eliminato dal sistema, così come l'eventuale residuo ad esso legato, che però potrà essere restituito. Per non utilizzare il TS Wallet occorre dissociare gli Autenticatori associati.

Di seguito si riporta una breve spiegazione dei vari campi visualizzati nella maschera:

Selezione per (sezione dedicata a filtri da impostare per restringere dati visualizzati nella maschera)

• Data Creazione: intervallo periodo riferito alla data di creazione dei TS Wallet.
• Progressivo Wallet: numerazione ottenuta in fase di creazione del Wallet, generata esternamente al gestionale.
• Owner: titolare del TS Wallet creato a sistema, la cui anagrafica è presente in archivio Clienti.
• Tipo Wallet: scelta tra i tipi creati in precedenza, visualizzati nella maschera di ricerca.

Gestione Wallet (sezione dedicata alla creazione molteplice dei Wallet per Ospiti in arrivo in struttura)

• Data Arrivo: data specifica per la creazione dei Wallet per i soli Ospiti Master previsti in arrivo in struttura.
• Tipo Assegnato: proposto il Tipo Wallet impostato nel Parametro, variabile a discrezione dell'utente.
• Nome Gruppo: selezione specifico Nome Gruppo/Evento, in arrivo nella data impostata sopra o nel futuro

Gestione Wallet pulsanti operativi

• Crea Wallet per clienti in arrivo: selezionato, crea i Wallet in modalità silente, per la data o il Nome Gruppo.
• Ricarica Wallet da Autenticatore: selezionato, effettua l'identificazione dello specifico dispositivo RFID e successivamente apre la maschera del dettaglio Wallet per la procedura di ricarica.
• Disabilita Wallet: selezionato, dissocia gli autenticatori dal Wallet, per futuro riutilizzo.

Colonne griglia Wallet visualizzate nella barra del titolo (elementi non riportati in precedenza)

• Descrizione: testo libero a discrezione dell'utente (es. Wallet per Ospiti Conto Casa, Wallet Direzione, etc.).
• Data ultima lettura: riporta l'ultima data nella quale è stato inviato il comando per la lettura del saldo.
• Ultima lettura saldo: valore del saldo deposito riscontrato nel Wallet nella data dell'ultima lettura.

Esempi creazione TS Wallet

Di seguito sono riportati passaggi operativi riferiti alle modalità di creazione dei TS Wallet.

Crea Wallet di tipo Prepagato da maschera TS Wallet

1. Selezionare il pulsante Nuovo Wallet.
2. Inserire una descrizione Wallet (non obbligatoria).

Ricercare o digitare il nominativo dell'Owner che sarà creato in automatico se non presente in archivio.

Impostare il Tipo Wallet specifico, inserire l'importo della ricarica (può essere gestita in altro momento), impostare il Tipo Cassa (che deve essere stata aperta in precedenza) oltre alla voce incasso.

1. Indicare se rendere solo in definitivo il documento di deposito generato oppure se stampare la ricevuta.

Salvare le impostazioni.

1. Rispondere affermativamente all'avviso (nel caso si stia procedendo con la ricarica contestuale del Wallet).
2. Attendere esito ricarica e visualizzare il Wallet generato nella griglia.

Verifica importo ricarica e documento generato

Seguito gestione della creazione del TS Wallet di tipo Prepagato e contestuale azione di ricarica deposito, selezionando il pulsante Visualizza Depositi della specifica riga, l'operatore potrà verificare il riepilogo del deposito attuale e successivi, con possibilità di aprire il documento di deposito o stamparne ricevuta.

Crea Wallet e Autenticatore

Nella fase di creazione dei Wallet è prevista la contestuale creazione dell'autenticatore, al fine di velocizzare i passaggi per gli operatori. Nell'immagine di esempio, si visualizzano i passaggi da gestire:

1. Riquadro (A) - Impostare l'Owner, Tipo Wallet ed eventualmente importo Ricarica, Cassa e Voce Incasso.
2. Riquadro (B) - Selezionare il pulsante in evidenza, passare il dispositivo RFID sul lettore e creare l'Autenticatore. N.B.: questo passaggio è valido per qualsiasi tipo Wallet si stia generando.
3. Selezionare il pulsante Salva.

Crea Wallet per Clienti Individuali in arrivo

1. Impostare la Data Arrivo.

N.B.: Saranno creati Wallet per i nominativi degli Ospiti Master registrati nel Dettaglio di Prenotazione.

1. Impostare il Tipo Wallet desiderato e selezionare il pulsante Crea Wallet per clienti in arrivo.
2. Verifica avviso, che riporta i nominativi degli Ospiti per i quali è stato creato il Wallet.
3. Visualizza il riporto dei Wallet generati, nella griglia della maschera.

Crea Wallet per Gruppi in arrivo

1. Impostare il Nome Gruppo/Evento (previsto in arrivo nel futuro, non è necessaria la Data Arrivo).

N.B.: Saranno creati Wallet per i nominativi degli Ospiti registrati nella Rooming Ospiti con flag Master attivo. Dopo la creazione dei Wallet, nella ricerca per Nome Gruppo, la pratica non sarà più visualizzata.

1. Impostare il Tipo Wallet desiderato e selezionare il pulsante Crea Wallet per clienti in arrivo.
2. Verifica avviso, che riporta i nominativi degli Ospiti per i quali è stato creato il Wallet.
3. Visualizza il riporto dei Wallet generati, nella griglia della maschera.

Crea Wallet Conti Passanti da maschera TS Wallet

1. Selezionare il pulsante Nuovo Wallet.
2. Inserire una descrizione Wallet (non obbligatoria).

Ricercare o digitare il nominativo dell'Owner che sarà creato in automatico se non presente in archivio. Impostare il Tipo Wallet specifico (in esempio non sono attivi tutti i campi riferiti alla ricarica del prepagato).

Salvare le impostazioni.

1. Visualizzare il Wallet nella griglia.

Crea Wallet Ospiti in arrivo da maschera Rooming Ospiti

In questo specifico contesto, la creazione del Wallet prevede che la Rooming Ospiti sia compilata almeno con Cognome e Nome.

• Nella maschera Ospiti deve essere attivato il flag Master per identificare l'Owner del Wallet
• Non si consiglia di creare Autenticatori per ospiti Non Master poiché è possibile che possano essere scambiati prima del check-in risorsa con altri ospiti.
• Il Wallet per l'Ospite Master potrà contestualmente generare l'Autenticatore, mentre per l'Ospite Non Master il legame con il Wallet deve essere 'certo' prima che sia creato l'autenticatore con l'Ospite Master della risorsa.
• Selezionare il pulsante Wallet della riga riferita all'Ospite Master (contrassegnato da * nel nominativo).
• Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma.
• Impostare il Tipo Wallet desiderato se diverso da quello proposto.
• (leggi passaggi descritti a pag. 9 del presente documento, sezione Crea Wallet e Autenticatore).
• Salvare le impostazioni.
• Passare il dispositivo / autenticatore sul lettore per generare il legame previsto.

Crea Wallet Conti Risorsa da maschera Risorse alloggiate

1. Selezionare il pulsante Wallet nella riga riferita all'Ospite Master (indicato nella sezione Conti dell'Alloggio).
2. Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma di creazione del Wallet.
3. Salvare i dati riportati nella maschera di Dettaglio TS Wallet (non è possibile variare il Tipo Wallet).
4. Rispondere affermativamente alla richiesta di conferma di creazione dell'Autenticatore.
5. Verificare le impostazioni proposte nei campi Tipo Soglia e Soglia ed eventualmente variare.
6. Selezionare il pulsante Creazione Autenticatore.
7. Passare il dispositivo sul lettore
8. Verificare esito procedura con riporto nominativo dell'ospite legato all'autenticatore.
9. L'eventuale selezione del pulsante Wallet nella riga riferita all'Ospite non Master riporta l'avviso in evidenza.
10. Dopo aver creato Wallet e Autenticatore all'Ospite Master si potranno ripetere i passaggi per gli altri ospiti.

Esempi Addebiti generati da Cassa in Cloud

Di seguito sono riportati esempi di comande generate da Cassa in Cloud e caricate sul conto della risorsa tramite la lettura dell'autenticatore in possesso dell'ospite alloggiato, Master oppure Non Master.

Addebiti Comande conti Risorse in Check-in

Nelle righe addebito generate da Cassa in Cloud, caricate nei conti dell'alloggio, cliccando sul simbolo della comanda riportato nell'ultima colonna si visualizza il contenuto della comanda, che nella testata riporta l'identificativo del Wallet che ha generato il caricamento addebiti nei conti della specifica risorsa e il nominativo dell'ospite associato all'autenticatore utilizzato per la chiusura comanda in modalità Room Charges.

Addebiti Comande conti Passanti

Anche nelle righe addebito generate da Cassa in Cloud, caricate nei conti passanti, cliccando sul simbolo della comanda si visualizza l'identificativo del Wallet che ha generato il caricamento addebiti nel conto passante e il nominativo legato all'autenticatore.

Funzionalità pulsanti griglia TS Wallet

Di seguito si riportano le funzionalità dei pulsanti visualizzati nella griglia.

Filtro visualizzazione TS Wallet

Per una migliore ricerca dei Wallet presenti in archivio, dato che non possono essere disattivati o eliminati, è stato aggiunto il flag Solo Attivi, che di fatto mostra nella griglia solo i Wallet che hanno almeno un autenticatore allegato, nascondendo quelli che hanno autenticatori pari a 0 (zero) come nell'immagine di esempio.