TS HOSPITALITY - Manuale Utente Servizi Cloud Gestione APP Governante - Rev. 05

Premessa

Quanto descritto nel presente documento è relativo alla gestione operativa della procedura riferita al riassetto risorse tramite APP personalizzata 'Governante', attivabile da dispositivo mobile, che dovrà essere in dotazione del personale addetto ai Servizi Pulizie risorse.

Lo scenario prevede che su MyTSH sia attiva la licenza del modulo Governante, che consente al personale addetto di essere associato alla specifica mansione di:

• 'Governante', che ha una visibilità generale delle risorse e il loro attuale stato di riassetto e potrà definire il passaggio finale dello stato risorsa a 'Pronta' dopo avere fatto la visita di ispezione.
• 'Servizi Pulizia', che avrà visibilità delle sole risorse assegnate e che potrà gestire il passaggio al successivo  stato risorsa 'Riordinata', inteso solo a livello di pulizie terminate, per la comunicazione della risorsa 'da ispezionare' alla Governante, ma che non potrà variare lo stato finale risorsa a 'Pronta', lasciandone il compito alla Governante.

Per la funzionalità richiesta è necessario:

• Creare ed abilitare utenti specifici con apposite mansioni (Organico), che dovranno autenticarsi con il TSID per accedere alla maschera dell'APP di competenza.
• Utilizzare la procedura di assegnazione risorse tramite la Maschera 'Lotti Dinamici' (passaggio obbligatorio).
• Gestire la configurazione dei Tipi Biancheria per attivare la funzionalità del Conteggio Biancheria previsto nell'app del personale di servizio.

Nel presente documento non sono descritti i vari passaggi necessari per l'attivazione dei 'Moduli Hospitality Cloud' e configurazioni necessarie per attivare la gestione APP Governante, descritti ampiamente in appositi manuali.

Per accedere in login alla sezione APP Governante è necessaria l'autenticazione tramite TSID.

INTEGRAZIONE NUOVE PROCEDURE IMPLEMENTATE

A pag. 8 e9  del presente documento si riportano le implementazioni riferite alle migliorie gestite nell'APP mobile.

Gestione Lotti Dinamici - Assegnazione Risorse

L'immagine di esempio riportata di seguito è riferita alla modalità standard di assegnazione multipla di risorse, il cui stato è diverso da 'Pronta', da parte della Governante (tramite login desktop in TSH) ad uno specifico nome organico, associato alla mansione 'Pulizie'.

Nella maschera 'Lotti Dinamici', gestite le opportune selezioni per Data, Stato Risorse e Includi Risorse (in Arrivo, In Fermata, In Partenza, Libere), per l'assegnazione del lotto risorse occorre:

• effettuare uno specifico filtro per gruppo / tipo risorse o utilizzare l'ordinamento delle colonne (non obbligatorio).
• selezionare il pulsante 'Seleziona Tutto' (la selezione è gestita per tutti i record presenti / filtrati nella griglia).
• selezionare il pulsante 'Assegna' e scegliere il Nome Organico cui assegnare le risorse,
• rispondere affermativamente al messaggio proposto e visualizzare l'assegnazione Organico nella colonna.

N.B.: solo dopo aver gestito l'assegnazione dinamica delle risorse sarà possibile visualizzarle nell'App Servizi.

Nella maschera 'Lotti Dinamici' sono stati aggiunti dei pulsanti la cui selezione consente sia l'inserimento / modifica delle 'Note Reparto Piani' sia la visualizzazione del 'Layout' di default o personalizzato della specifica risorsa.

Imposta note reparto Piani: l'icona segnala che nella risorsa specifica non è stata inserita alcuna nota del reparto 'Piani' o Layout Personalizzato (vedi tooltip A).

Imposta note reparto Piani: l'icona segnala che nella risorsa specifica non è stata inserita alcuna nota per il reparto Piani ma è stato impostato il Layout Personalizzato risorsa (vedi tooltip B).

Modifica note reparto Piani: l'icona segnala che nella risorsa specifica è già stata inserita la nota al reparto Piani (vedi tooltip C).

Nella griglia sono state aggiunte le colonne 'Note' e Classe Risorsa', al fine di consentire una migliore gestione del filtro dei dati visualizzati nella pagina.

Le note visualizzate nella specifica colonna sono riferite a diversi contesti, come descritto di seguito:

• Descrizione nota inserita dalla Governante direttamente nella riga risorsa visualizzata nei Lotti Dinamici.
• Descrizione nota inserita nella risorsa alloggiata (sezione Note Reparto).
• Descrizione nota inserita nel campo Note della maschera Risorse.
• Descrizione nota inserita nel campo Note della sezione 'Indisponibilità' della Risorsa.
• Descrizione nota inserita nel Dettaglio Prenotazioni (sezione Note Reparto).
• Vedi sopra

N.B.: al fine di una migliore comprensione da parte della Governante, nella colonna 'Stato Check-in' è stato aggiunto un nuovo stato. Si riporta l'elenco degli stati visualizzati nella colonna:

1) In Arrivo: indica che la risorsa è stata assegnata in una prenotazione con arrivo previsto nella data odierna.

2) In Fermata: indica che la risorsa è in fermata nella giornata odierna.

3) In Partenza: indica che la risorsa è in partenza nella giornata odierna.

4) Libera: indica che la risorsa non ha alcun impegno di pianificazione nella giornata odierna.

5) Indisponibile: indica che la risorsa è indisponibile nella giornata odierna (manutenzione lunga).

Gestione Lotti Dinamici - Gestione Note Governante

Per inserire o modificare la Nota di una specifica Risorsa occorre selezionare il pulsante posizionato nella parte destra della griglia.

• Nella parte alta della maschera 'Note Risorsa xx' si potrà visualizzare il Layout Personalizzato che è stato impostato nel Dettaglio di Prenotazione (modificabile solo da questa maschera).

Nel caso si volesse gestire l'inserimento o la modifica del Layout della risorsa si potrà selezionare lo specifico pulsante (lente) ed apportare le modifiche richieste nella sezione 'Generale' del Dettaglio di Prenotazione.

N.B.: questa operazione è consentita fintanto che lo stato della pratica è pari a Prenotazione, poiché se la risorsa è già in check-in e/o arrivata nei giorni precedenti non sarà possibile apportare modifiche nel Dettaglio.

• Nella parte centrale della maschera si potrà inserire o modificare la Nota testuale che sarà visualizzata di conseguenza nella specifica risorsa aperta nell'app di servizio.

N.B.: le note possono essere inserite sia in fase di assegnazione risorse sia a seguito dell'ispezione effettuata dalla Governante, che vuole comunicare al personale addetto alle pulizie qualcosa che deve essere migliorata nella specifica risorsa, ma sempre e comunque dalla maschera dei Lotti Dinamici.

Gestione APP Governante - Login Organico di Servizi Pulizia

L'immagine di esempio riportata di seguito è riferita alla visualizzazione della maschera di login per l'APP che si presenta all'utente con mansione 'Servizi Pulizia' e/o Governante.

N.B.: l'indirizzo e-mail deve essere lo stesso impostato nella maschera organico.

Nella pagina che si visualizza a seguito del login, ci sono due possibili gruppi di pulsanti:

• Pulsanti Da Riordinare - Riordinata, riferito alla login Organico con Mansione 'Addetti alle Pulizie'. L'organico in login potrà visualizzare solo le risorse ad esso assegnate e spostare lo stato risorsa iniziale 'Da Riordinare' al successivo 'Riordinata' e viceversa nel caso la risorsa sia ancora da rifare.

Pulsanti Da Riordinare - Riordinata - Pronta - Tutte, riferito alla login Organico con Mansione 'Governante'. L'organico in login potrà visualizzare tutte le risorse assegnate ai vari organici e spostare lo stato risorsa 'Riordinata' allo stato finale 'Pronta' o allo stato iniziale 'Da Riordinare' nel caso la risorsa non ha passato la visita di ispezione.

Selezionata la specifica risorsa, il personale addetto al servizio di pulizia potrà visualizzare informazioni generiche riferite all'impegno della risorsa, quali date arrivo/partenza, numero notti e ospiti, tipo occupazione (In Arrivo, In Fermata, In Partenza), il layout di default della risorsa (riporta l'etichetta 'default' dopo la descrizione, es. Letti Separati (default) oppure, come nello specifico esempio, il layout personalizzato impostato nella pratica di Prenotazione.

Le note visualizzate sono sia quelle associate nella fase di assegnazione della risorsa (Lotti Dinamici) sia quelle impostate in fase di creazione pratica di prenotazione, ma riferite comunque a Gruppo Organico 'Piani'.

Al termine dalla fase di riassetto, il personale addetto alle pulizie potrà scegliere se indicare la quantità del tipo biancheria usata nella risorsa oppure selezionare il pulsante 'Riordinata' per spostare lo stato risorsa e passare così l'informazione sia al reparto Reception sia alla Governante per successiva visita di ispezione.

Al termine dalla fase di ispezione, la Governante potrà selezionare il pulsante 'Pronta' per spostare lo stato risorsa a quello finale e passare così l'informazione al reparto Reception oppure selezionare il pulsante 'Da Riordinare' per spostare lo stato risorsa a quello inziale, oppure 'Riordinata' per lo stato intermedio.

Nell'immagine di esempio si visualizza come nel Planning lo stato risorsa passi in automatico da DR (Da Riordinare) a R (Riordinata) e in fase finale a P (Pronta).

INTEGRAZIONI LAYOUT APP MOBILE

Gestione APP Governante - Riporta sigle stati camera nella schermata dell'APP

Nella pagina principale dell'APP, sono state aggiunte delle sigle a fianco del numero risorsa, al fine di migliorare la gestione del riassetto da parte del personale di servizio. Le sigle sono:

• P       = Partenza (risorsa in partenza ma non ancora partita).
• PA    = Partenza/Arrivo  (risorsa in partenza ma con arrivo previsto nella stessa giornata).
• X       = Partita (risorsa in partenza ma già partita).
• XA    = Partita / Arrivo   (risorsa in partenza ma già partita, con arrivo previsto nella stessa giornata).
• A      = Arrivo (risorsa in arrivo nella giornata).
• F       = Fermata (risorsa in fermata nella giornata).

Nella maschera Lotti Dinamici è stata aggiunta l'icona da selezionare per definire Urgente il riassetto della risorsa, che viene di seguito ben evidenziato nella pagina dell'APP al personale di servizio.

Gestione APP Governante - Info su mancato riporto numero ospiti in utilizzo APP

Nella pagina principale dell'APP, per risorse il cui impegno è Manutenzione, Indisponibilità oppure cliente atteso in giorno prima e non arrivato, sono state aggiunte info per migliorare la comprensione dello stato risorsa.

Nell'immagine di esempio, artefatta per lo scopo di far visualizzare più info possibili, si visualizza:

• Sigla N/A: definisce che nella risorsa specifica non ci sono ospiti alloggiati, data la casistica di Manutenzione o per ospiti non arrivati.

Tipo Occupazione: nello specifico caso Manutenzione.

• Tipo Occupazione: nello specifico caso Indisponibilità.

Note: sono riportate le note inserite manualmente nella riga della pianificazione indisponibilità (vedi esempio).

Gestione APP Governante - Conteggio Biancheria sporca

Nelle immagini di esempio riportate di seguito (estratte da due diversi DB di test per esigenze di stampe), si visualizza la modalità da usare per la gestione del Conteggio Biancheria sporca.

Al termine del riassetto risorsa, l'operatore addetto alle pulizie potrà selezionare il pulsante 'Biancheria' per visualizzare l'elenco dei Tipi Biancheria configurati a sistema (in apertura pagina sono tutti a 0) (zero).

La selezione dei pulsanti di aggiunta o decremento della quantità mette in evidenza il tipo biancheria utilizzata nella risorsa. Al termine della selezione l'operatore dovrà necessariamente selezionare il pulsante 'Salva' per memorizzare la quantità della biancheria utilizzata nella specifica risorsa.

N.B.: la quantità potrà essere variata in aggiunta o in diminuzione solo nel giorno di competenza.

Nel report 'Conteggio Biancheria Risorse' l'utente visualizza l'elenco e la quantità dei Tipi Biancheria utilizzati per il riassetto delle specifiche risorse.

Gestione Logout APP Governante

Al termine del turno di lavoro è necessario che i vari utenti escano correttamente dalla procedura mobile, al fine di gestire un corretto accesso alla nuova login.

Gestione Hospitality in Cloud - Requisiti Minimi di Sistema

Di seguito sono descritti i requisiti minimi per poter attivare i Servizi Cloud in TSH:

1) Versione Polyedro 2021.01.00.

​2) TSH deve essere raggiungibile dal cloud tramite connessione https quindi da Server Farm.​

3) TSH deve essere raggiungibile sempre tramite un indirizzo del tipo 'nomehotel.alyantehospitality.it' e chi utilizza Hospitality con il cloud deve utilizzare sempre questa url, anche per l'attivazione Cloud.

Esempio: https://ev.alyantehospitality.it/

​4) Per le strutture che hanno il server in locale, il server Hospitality deve essere raggiungibile dall'esterno con una connessione fibra FTTH da 1Gb sincrona.