TS HOSPITALITY - Manuale Utente Gestione Note di Credito automatiche

Premessa

Quanto descritto nel presente documento è relativo alla generazione automatizzata di Note di Credito (di seguito NC) sia dalla maschera di riepilogo 'Fatturazione Elettronica', riferite a Fatture (di seguito FEL) che sono 'Rifiutate' dal sistema di interscambio TS Digital, sia dalla maschera 'Documenti', riferite a tutte le FEL il cui stato è 'Rifiutato' e/o 'Accettato oppure Inviato'.

La differenza delle procedure tra le due maschere, riferita alle FEL con stato 'Rifiutato' consiste in:

• Maschera Fatturazione Elettronica: nel caso di lancio procedura di storno (selezione pulsante ANNULLA) è stato reso opzionale anche l'annullamento alla 'vecchia maniera', che potrebbe essere usato per rifiuti pervenuti entro il termine istituzionale che consente di annullare la fattura e riemetterla, a discrezione dell'operatore.
•  Maschera Documenti: nel caso di lancio procedura di storno (selezione pulsante STORNO) viene emessa NC a storno totale righe documento.

Se dalla maschera della Fatturazione Elettronica si selezionano FEL in stato 'Scartato' o negli stati interni di TSH conseguenti ad un invio su TS Digital non andato a buon fine, il sistema procede come in precedenza.

La selezione per annullamento dei documenti in stato 'Rifiutato, Inviato o Accettato' consente invece di gestire il nuovo automatismo, che consiste nella generazione silente di una NC a storno totale delle righe del documento di tipo FEL. Qualora il documento di origine riporti Produzione, la NC viene generata da un Conto Passanti per storno totale della produzione, a condizione che l'operatore il login abbia il permesso 'Modifica Prodizione' attivo.

Il documento automatico di tipo NC verrà sempre generato in provvisorio, e non riporta righe di incasso, a meno che il documento origine non avesse righe in sospeso, che saranno integrate come incasso 'Compensazione Partite'. Il documento di tipo FEL a sospeso sarà quietanzato in automatico dalla NC generata in dalla procedura di Storno.

Se la NC di storno viene eliminata, viene contestualmente eliminato in modo silente anche il conto eventualmente associato ad essa e viene anche sbiancato il riferimento con il documento origine.

A seguito di questo intervento, le FEL che su TS Digital sono in stato 'Rifiutato' vengono classificate come segue:

• Rifiutate: identificano le FEL che sono state rifiutate su TS Digital e non sono ancora state stornate. Queste FEL compariranno nella vista 'Da Elaborare'.
• Stornate: sono le FEL che su TS Digital sono in stato 'Rifiutato' e su TSH hanno un legame ad uno storno. Queste FEL compariranno nella vista 'Elaborate' in quanto non è previsto un ulteriore iter di lavorazione.

N.B.: Quando una FEL è stata stornata mediante questa operazione, il legame alla NC impedisce che possa essere riportata in provvisorio.

Per l'attivazione della procedura silente per la generazione del documento di tipo NC a storno totale della FEL, occorre distinguere due scenari principali:

• Voce incasso FEL legata al Gruppo Incasso 'Cassa / Pagato'.
• Voce incasso FEL legata al Gruppo Incasso 'Sospesi'.

Altro elemento che sarà prioritario nella gestione dell'annullamento e conseguente generazione della NC è dovuto dalla modalità di generazione della FEL selezionata:

1) FEL generata da Conto risorse alloggiate o da Conti Passanti, quindi da addebiti di Produzione, genera il Conto Passanti di Storno ed imposta le righe documento in negativo per storno produzione maturata in precedenza.

2) FEL generata da documento nuovo, quindi con righe manuali e non da produzione, non genera il Conto Passanti di Storno ed imposta le righe manuali in negativo così come le trova.

L'implementazione sviluppata prevede che le FEL da annullare possano essere gestite in multi-selezione, ma ciò comporta che la procedura silente genererà una NC per ogni riga FEL selezionata, anche se facenti capo alla stessa Ragione Sociale.

N.B.: quanto visualizzato nelle immagini riportate nel presente documento è di pura invenzione e ogni possibile riferimento a Ragioni Sociali o Intestatari Documento realmente esistenti derivano solo da pura coincidenza.

Di seguito sono descritti i passaggi analitici per la generazione della NC a storno FEL di produzione, con voce/gruppo incasso 'Pagato' e/o 'Sospeso'.

Generazione NC dalla maschera Fatturazione Elettronica per FEL che hanno lo stato 'Rifiutato' con processo di Annullamento Documento (per nuova emissione)

I passaggi da eseguire sono:

• Selezione delle FEL da stornare.
• Selezione pulsante 'Annulla'.
• Lettura e conferma dell'avviso.
• Lettura e conferma dell'avviso che determina l'annullamento del Documento, sganciando lo stato FEL per consentire di riportare il documento in provvisorio ed apportare le necessarie modifiche per successivo invio.
• Verificare lo stato 'null' della FEL e procedere per annullamento documento.

Il passaggio successivo prevede la gestione manuale del documento per cui occorre aprire in zoom la maschera Documenti e procedere come di consueto per riportare il documento in Provvisorio.

Generazione NC dalla maschera Fatturazione Elettronica per FEL che hanno lo stato 'Rifiutato' con processo di Storno Documento con emissione NC

I passaggi da eseguire sono:

• Selezione delle FEL da stornare.
• Selezione pulsante 'Annulla'.
• Lettura e conferma dell'avviso.
• Lettura e conferma dell'avviso che comunica la generazione della NC con storno della produzione.
• Lettura dell'avviso che riporta l'esito della procedura.

Il passaggio successivo prevede la gestione manuale del documento per cui occorre aprire la maschera Documenti Provvisori ed individuare le NC riportate nell'avviso di esito.

N.B.: per la coerente gestione della procedura, nella maschera Documenti Provvisori, si suggerisce di associare la Cassa afferente allo stesso tipo associato nella FEL di origine verificando che nel tipo cassa sia associato il Tipo Contabile 'N' (Note di Credito).

L'immagine visualizzata di seguito è riferita al documento FEL di origine, oggetto dello storno tramite NC automatica, i cui riferimenti principali sono dati dall'Identificativo / numero FEL (A), Identificativo Tipo Addebito (B), Voce Incasso (in esempio di gruppo Cassa)(C) e Intestatario Documento.

Nella successiva immagine si visualizza il documento di storno generato dalla procedura i cui riferimenti principali da verificare sono:

• Motivazione e riferimento dello storno documento.
• Tipo addebito corrispondente con importo negativo.
• Voce Incasso di storno (da impostare manualmente a cura dell'operatore).
• Intestatario documento pari all'intestatario della FEL di origine.

Generazione NC dalla maschera Documenti per FEL con lo stato 'Rifiutato o Inviato'

L'immagine visualizzata di seguito è riferita al documento FEL di origine, i cui riferimenti da attenzionare nello specifico esempio sono:

• Voce Incasso legata al gruppo Sospesi (D). Importo Sospeso che identifica il documento a sospeso.
• Pulsante 'Storno' per consentire di attivare la procedura della NC direttamente dalla maschera in oggetto.
• Lettura e conferma dell'avviso che comunica la generazione della NC con storno della produzione.
• Lettura e conferma dell'avviso che comunica l'esito positivo della generazione della NC e successiva richiesta di apertura documento.

La procedura attiva un legame univoco tra il documento di tipo FEL e la NC, la cui ricerca è gestibile dal pulsante Documenti presente nella maschera. Fintanto che il legame è presente non è possibile annullare la FEL.

Nel documento di tipo NC generato dalla procedura, qualora il documento di origine sia ancora a sospeso (per intero o parziale), la procedura imposta in automatico la Voce Incasso 'Compensazione Partite' con il riferimento alla FEL a sospeso (vedi prima immagine di esempio), provvedendo a quietanzare il documento a sospeso non appena la NC viene portata in definitivo (vedi immagine successiva).

Generazione NC dalla maschera Fatturazione Elettronica per FEL che hanno lo stato 'Rifiutato' e righe Documento in negativo

Quanto descritto di seguito vuole essere un esempio di gestione di NC automatica da documento 'Rifiutato' da TS Digital. I passaggi per la generazione della NC a storno sono riportati a pag. 3 del presente documento.

L'immagine visualizzata di seguito è riferita al documento FEL di origine (in oggetto), i cui riferimenti da attenzionare nello specifico esempio sono:

• Riga documento, con totale negativo riferita a Riduzione / Deduzione (A).
• Riga documento, con totale negativo riferita a Quota Anticipo di tipo Acconto (B).
• Voce Incasso legata al gruppo Cassa (C).
• Voce Incasso legata al gruppo Sospesi (D).
• Pulsante 'Storno' per consentire di attivare la procedura della NC direttamente dalla maschera Documenti.
• Importo Sospeso maggiore di 0 (zero) che identifica il documento parzialmente a sospeso.

L'immagine di esempio riporta l'avviso riferito alle righe di storno anticipo di tipo Acconto, da essere gestite manualmente dall'operatore nelle voci incasso della NC (vedi immagine successiva).

Quanto visualizzato nell'immagine di esempio è riferito allo scenario della NC generata a storno FEL contenente righe anticipo di tipo Acconto e righe incassi legate al gruppo 'Sospesi'.

L'automatismo della procedura implementata riporta in automatico le righe di 'Compensazione Partite' per un importo totale visivamente pari alla voce incasso sospeso della FEL ma che in realtà comprende la quota anticipo che di fatto non può essere più recuperata dalla procedura (A).

Sarà cura dell'operatore inserire righe incasso di Resto a compensazione della Produzione e quote Anticipo (B).

Nell'immagine di esempio si visualizza il Conto Passanti generato in modalità silente dalla procedura, a storno totale della produzione maturata nel documento di origine di tipo FEL.

N.B.: se nel documento di origine, oggetto di storno dalla procedura automatica, non è rilevata Produzione ma solo righe manuali, non sarà generato alcun Conto Passanti poiché non si dovrà stornare Produzione.

Come descritto nell'introduzione, a seguito della generazione ed invio elettronico della NC di storno, il documento di origine di tipo FEL, precedentemente 'Rifiutato', viene spostato nella sezione 'Elaborati' della maschera Fatturazione Elettronica, in stato finale 'Stornato' (per il documento non è previsto un ulteriore iter di lavorazione).

Generazione NC per FEL che hanno righe Incassi di tipo Caparra

Quanto descritto di seguito vuole essere un esempio di gestione di NC automatica lanciata da Storno Documento.

Nel documento di storno dovrà essere cura dell'operatore impostare la coerente Voce Incasso (vedi immagine).

Generazione NC per FEL con righe Documento con Q.tà sia positive sia negative

Quanto descritto di seguito vuole essere un esempio di gestione di NC automatica da documento 'Rifiutato' da TS Digital, la cui FEL di origine è stata generata da Documento Nuovo e quindi non contiene righe di Produzione.

Nella NC, in caso di righe FEL con Q.tà di segno misto, la procedura raggruppa le righe con singola Q.tà positiva.

Generazione NC per FEL generate in regime di Scissione Pagamento (Split Payment)

Quanto descritto di seguito vuole essere un esempio di gestione di NC automatica da Storno Documento, la cui FEL di origine è stata generata in regime di Scissione Pagamento, con riga incasso legata al Gruppo Sospesi.

Nel documento di storno dovrà essere cura dell'operatore impostare la coerente Voce Incasso (vedi immagine).

Generazione NC con controllo permesso 'Modifica Produzione' operatori

Di seguito si riporta un esempio di emissione NC automatica da Storno Documento (A), la cui FEL di origine è stata generata in data retroattiva da Conti Risorse Alloggiate e/o Conti Passanti, che di conseguenza dovrà contestualmente stornare Produzione (B).

L'immagine di esempio evidenzia l'avviso che ottiene l'operatore in login che non ha il permesso 'Modifica Produzione' attivo (C).