TS HOSPITALITY - Manuale Utente Pacchetti Prenotazioni - Rev.00

Premessa

N.B.: I nomi riportati sui vari print di esempio all’interno del presente Documento sono di pura fantasia. Ogni somiglianza con la realtà è puramente fortuita. Inoltre, le dimensioni e i layout di alcune maschere riportate nei print di esempio potrebbero non coincidere con la reale dimensione o layout delle stesse, al fine di gestire al meglio l'impaginazione delle immagini, che sono riferite ad elementi di configurazione tabellare.

Introduzione

Quanto descritto nel presente documento è relativo alla gestione di Prenotazioni di natura 'Congressuale', per le quali c'è esigenza di impostare uno specifico 'Pacchetto' con voci addebito analitiche, importi fissi, validità riferita al particolare evento e possibilità di pianificare più pacchetti con voci addebito differenti per lo stesso periodo/pratica.

Specifiche funzionali

I 'Pacchetti' con le rispettive voci addebito vanno impostate nella testata della Prenotazione e sono disponibili per tutti i dettagli presenti nella pratica.

Le voci addebito sono pianificabili in modo analitico, con prezzi e date specifiche riferite all’evento (es.: Camera, Prima Colazione, Coffee Break, Colazione di Lavoro, etc.).

Le voci addebito di Tipo 'Arrangiamento', riferite a Risorse di Tipo Giornaliero (Camere) oppure a Risorse di Tipo Orario (Sale Meeting), sono pianificate individualmente per tipo risorsa specifica associata nel dettaglio di prenotazione (es.: singola, DUS, doppia, etc.), con impostazione del prezzo in modalità 'Importo Libero', al netto quindi di Sconti e/o Supplementi & Riduzioni.

Le voci addebito di Tipo Extra, al fine di caricare correttamente gli importi per numero ospiti presenti in risorsa, potranno essere impostate con Q.tà a valore fisso (1,2,3) o variabile ($NP). Le date di validità impostate nelle varie righe di pianificazione sono riferite all’intervallo date Inizio/Fine dell'intero Evento.

È possibile creare un archivio di 'Modelli Pacchetti Default' da utilizzare come template personalizzabili per le varie Prenotazioni. Il modello del pacchetto default potrà essere duplicato per le varie caratteristiche che differenziano i dettagli di prenotazione (es. Pacchetto DUS, che contiene il supplemento per tipologia risorsa DUS; Pacchetto A che contiene le pianificazioni addebiti di Arrangiamento o di Extra diversi dal Pacchetto B; es.: Pacchetto A valido solo per un giorno mentre Pacchetto B valido per due giorni, etc.).

Nella testata Prenotazione, tramite selezione specifico pulsante 'Pacchetti', l’operatore potrà associare un 'Modello' Pacchetto di default selezionandolo dall'archivio Modelli e creare un modello personalizzato da adottare per la pratica corrente, personalizzandone la Descrizione e le Voci Addebito/Prezzi derivanti dal pacchetto default.

In fase di fatturazione della produzione maturata in modo analitico, in stampa documenti sarà riportata la descrizione assegnata al 'Tipo Addebito di Raggruppamento Pacchetto' impostato nelle varie righe di Pianificazione Addebiti associati nei vari Dettagli Prenotazione della pratica.

In sintesi, ogni riga di pianificazione addebito impostata in precedenza nel 'Modello Pacchetto', potrà avere uno specifico tipo addebito di raggruppamento per la stampa delle voci addebito sul documento fiscale rilasciato in fase di fatturazione dell’evento/soggiorno (es.: Pernottamento, Coffee Break, Colazione di Lavoro, Locazione Sala, etc. potranno essere accorpati al tipo addebito di stampa 'Pacchetto Meeting', che riporterà in un'unica voce e con unico importo totale, la produzione maturata analiticamente durante il soggiorno/evento (es.: Pacchetto Meeting 10.000,00 euro).

Questa modalità consente di pianificare addebiti analitici, mantenere la coerenza con la produzione effettivamente maturata e le impostazioni dei Ribaltamenti e Riclassificazione Addebiti e contestualmente gestire la fatturazione con la voce addebito di raggruppamento.

Per voci addebito con aliquote IVA differenti sarà cura dell’operatore definire se utilizzare la voce addebito di raggruppamento in fase di stampa documento.

N.B.: L’aliquota IVA degli Addebiti Pianificati sarà determinata dall’aliquota impostata nelle Voci Addebito presenti sul Listino specifico associato nel 'Modello Pacchetto Default' (la determinazione dell’aliquota IVA è obbligatoria già sul Modello Pacchetto default).

Per una corretta gestione dei Pacchetti è necessario che le voci addebito di tipo Arrangiamento siano correttamente impostate nei listini di competenza (Listino Generale e Listino personalizzato).

Gestione Pacchetti Ospiti

Categoria Conto Pacchetto

Nella maschera 'Categorie Conti' (Configurazione - Front Office - Categorie Conti) è presente una categoria conto specifica denominata 'Pacchetto' (vedi print 01), il cui codice è stato associato nel valore Parametro CATEGORIA CONTO PACCHETTO (vedi print 02).

I TAG di default nella categoria conto Pacchetto, modificabili a discrezione dell’utente, sono:

• $DP: 'Descrizione Pacchetto' da riportare nella Descrizione Conto Risorse Alloggiate (per rapida individuazione Conto da parte dell’operatore) e in fase di Fatturazione Soggiorni/Eventi (se si imposta il livello Conto nella maschera di lancio Emissione Documenti)
• $IN: 'Intestatario Conto' da riportare nella Descrizione Conto Risorse Alloggiate (per rapida individuazione Conto da parte dell’operatore in presenza di più ospiti)
• $DI: 'Data Arrivo' da riportare nella Descrizione Conto Risorse Alloggiate (gestibile anche per la fatturazione soggiorni con utilizzo livello 'Conto' nella maschera di lancio)
• $DO: 'Data Partenza' (vedi sopra)

Eventuali TAG addizionali che possono essere impostati nella descrizione conto della categoria specifica sono:

• $RE: 'Riferimento Esterno': riporta il Riferimento Esterno impostato nella testata della pratica di Prenotazione
• $NP: 'Numero Persone': riporta il Numero Persone/Ospiti alloggiati

PRINT 01

PRINT 02

Archivio Modelli Pacchetti Default

Dal percorso Front Office - Prenotazioni - Modelli Pacchetto, è possibile aprire la maschera per la creazione dell’archivio dei 'Modelli Pacchetto Default' (template) da associare in testata Prenotazione, con impostazione righe pianificazione Voci Addebito a Prezzi standard prefissati, senza impostazione valori periodo inizio/fine Pianificazione Addebiti. Le impostazioni visualizzate nei print di esempi sono puramente indicative.

Il 'Modello Pacchetto' visualizzato di seguito contiene le righe di pianificazione addebiti riferite a 'Soggiorni', con voci addebiti produzione specifiche e prezzi imposti/fissi con quantità variabili.

In esempio, la produzione di Room Only, Prima Colazione, Cena, etc., sarà accorpata in fase di stampa documento nella Voce Addebito di raggruppamento indicata nella colonna 'Rag. Stampa'.

Per l'impostazione righe Addebiti Pacchetto di tipo 'Arrangiamento', occorre impostare i seguenti valori:

1. 'Tipo Risorsa' logica da utilizzare per la vendita Pacchetto specifico
2. 'Voce Addebito Arrangiamento' + Prezzo standard (non obbligatorio)
3. 'Listino' personalizzato per la determinazione dell’aliquota IVA
4. 'Tipo Addebito di Raggruppamento' per stampa produzione su Documento Fiscale
5. 'Date Inizio/Fine validità' pianificazione del Tipo Addebito ** (descrizione TAG riportata più avanti)

Per impostazione righe Addebito di tipo 'Extra' (sia per Camere sia per Sale), occorre impostare i seguenti valori:

1. 'Tipo Addebito Extra' + Prezzo specifico (non obbligatorio)
2. 'Listino' specifico per la determinazione dell’aliquota IVA
3. 'Tipo Addebito di Raggruppamento' per stampa produzione su Documento Fiscale
4. 'Date Inizio/Fine' validità pianificazione del Tipo Addebito ** (descrizione TAG riportata più avanti)

** legenda TAG Date Inizio/Fine validità:

• $DI= giorno arrivo: il sistema imposterà la data inizio addebito nelle righe di pianificazione in base alla data inserita nel campo IN del dettaglio prenotazione specifico.
• $DI+1= giorno successivo alla data arrivo: vedi sopra; questo valore si può espandere a piacere, quindi $DI+2, $DI+3 etc.
• $DO= giorno partenza: il sistema imposterà la data inizio addebito nelle righe di pianificazione in base alla data inserita nel campo OUT del dettaglio prenotazione specifico; questo valore potrà essere utilizzato per il caricamento degli addebiti pianificati di tipo Extra, previsti nel giorno di partenza.
• $DO-1= giorno precedente alla partenza: vedi sopra; questo valore si può espandere a piacere, quindi $DO-2, $DO-3, etc.

Creazione del Pacchetto Personalizzato in Testata Prenotazione

Completato l'inserimento della pratica di Prenotazione, nella maschera 'Modelli Pacchetto' aperta da selezione pulsante 'Pacchetti' della testata Prenotazione (evidenziato nel print di esempio), l’operatore potrà associare un 'Modello Pacchetto Default' (template) selezionandolo dall'elenco modelli, tramite i seguenti passaggi:

1) ricercare il Modello Pacchetto dall'elenco visualizzato nella maschera 'Modelli' aperta da selezione pulsante di ricerca (lente).

2) associare il Modello Pacchetto nella maschera legata alla pratica specifica tramite selezione pulsante (freccia) e di seguito modificarne a piacere il contenuto.

Oppure creare un nuovo Pacchetto personalizzato da adottare per la pratica corrente, con possibilità d’inserimento 'Descrizione Pacchetto Personalizzato' e impostazioni Voci Addebito/Prezzi a discrezione operatore, considerando che il pacchetto non sarà memorizzato in archivio per successivo impiego in altre pratiche.

N.B.: per la configurazione di Pacchetti riferiti a 'Soggiorni' è consigliabile valorizzare le date Inizio/Fine delle righe pianificazioni addebiti di tipo extra anche se il soggiorno è previsto per una sola notte, dato che la procedura di caricamento addebiti di tipo extra, pianificati senza date Inizio/Fine, prevede il caricamento addebiti anche in 'Data Partenza'.

Inoltre, per la corretta gestione del caricamento Addebiti Pacchetto sui conti degli Ospiti alloggiati, il 'Credit' dovrà essere impostato in 'NO Credit' (come prevede la procedura Creazione Conti Categoria Pacchetto).

Impostazione del Pacchetto Personalizzato in Dettaglio Prenotazione

Nei vari 'Dettagli Prenotazione' della pratica, che dovranno essere differenti se il pacchetto differisce per tipologia risorsa richiesta, per associare il 'Pacchetto' specifico si dovrà selezionare la sezione 'Pianificazione' e tramite selezione pulsante 'Pacchetti' aprire la maschera 'Pacchetti della Prenotazione', impostare (a discrezione) il Nome Ospite (se generata la Rooming Ospiti) o il Nome Cliente, selezionare il pacchetto e di seguito il pulsante 'Applica'.

In casi particolari, quali eventi congressuali, è possibile associare uno specifico pacchetto personalizzato per singolo ospite del Dettaglio Prenotazione, a condizione che le quantità delle Voci Addebito impostate nel 'Modello Pacchetto Personalizzato' siano pari a 1, e non variabili per numero ospiti (condizione $NP).

Come visualizzato nel print di esempio, le righe di pianificazione provenienti da Pacchetto sono contrassegnate con flag 'Pacchetto' attivo.

Nella maschera 'Pianificazione Addebiti Prenotazione' derivante da Pacchetti, aperta da selezione pulsante di ricerca (lente) della riga addebito pianificato, si visualizza la descrizione del 'Modello Pacchetto' specifico per ogni addebito pianificato.

Caricamento Addebiti Pacchetto Ospiti Alloggiati

Nella risorsa alloggiata, saranno caricati gli addebiti analitici di tipo Arrangiamento ed Extra impostati e valorizzati nel pacchetto. La procedura, oltre a gestire la creazione automatica dei conti di categoria 'Pacchetto', prevede di impostare la 'Divisione Conti Extra' in 'Parti Uguali' (procedura valida solo per Pacchetti) per agevolare l’operatore durante l’eventuale fase di caricamento automatico addebiti della Tassa di Soggiorno.

Per gli utenti che hanno esigenza di non gestire la divisione degli addebiti Extra in parti uguali, potrà essere valorizzato il Parametro DIVISIONE_ADDEBITI_EXTRA_PACCHETTO a 'M' per veicolare tutti gli addebiti Extra sul conto Extra intestati all'Ospite Master della risorsa.

Se il valore dell'Arrangiamento dovesse essere diviso per il numero ospiti della risorsa occorre impostare la 'Div. Arra' in 'Parti Uguali'.

Gestione Emissione Documenti con procedura Raggruppamento Addebiti

Come visualizzato nel print di esempio, gli addebiti provenienti da Pianificazione Pacchetto confluiscono sul Conto di 'Categoria Pacchetti', in questo specifico caso sul conto intestato a ciascun Ospite. Eventuali addebiti inseriti manualmente confluiranno sul conto di 'Categoria Extra', secondo le impostazioni del valore parametro riportato nella pagina precedente.

In fase di emissione Documento riferito alla fatturazione della produzione maturata analiticamente in Situazione in House, nelle righe del documento provvisorio si potrà visualizzare la descrizione addebito di 'Raggruppamento', impostata in precedenza nelle righe pianificazione addebiti del Pacchetto nello specifico dettaglio prenotazioni.

Nel print di esempio gli addebiti di 'Soggiorno' sono stati accorpati in unica voce addebito con unica Aliquota IVA.

Sul documento fiscale generato, sarà cura dell’operatore definire il modo di stampa, scegliendo tra i livelli di stampa 'Addebito' o 'Giorno - Addebito' (opzioni di stampa da utilizzare per la gestione del raggruppamento voci addebito provenienti da Pacchetti, vedi paragrafo successivo). Se si utilizza la modalità raggruppata/accorpata, è consigliabile che l’operatore aggiunga una nota descrittiva per indicare il numero di partecipanti e/o importo analitico concordato per persona.

N.B.: per la gestione della modalità accorpata, è necessario disattivare il flag 'Dettagli' (in automatico il sistema attiva il flag 'Totali'), valido solo per documenti di tipo Fattura Elettronica.

Esempio layout documento con selezione primo livello ordinamento 'Addebito'.

Variazione Importi Modello Pacchetto testata Prenotazione

Se necessario, è possibile apportare modifiche o cancellazioni alle righe di 'Pianificazione Addebiti Pacchetti' della testata prenotazione, così come è possibile inserirne delle nuove. Se il pacchetto è già stato associato in almeno un dettaglio prenotazione, seguito conferma al messaggio proposto, il sistema procede in automatico a sovrascrivere la pianificazione addebiti del dettaglio con i nuovi valori impostati nella riga variata in testata.

N.B.: tale procedura è valida se non si è ancora eseguito il check-in delle risorse pianificate nei vari dettagli della pratica. Nel caso di risorse già presenti in Situazione In House, sarà cura dell’operatore interagire manualmente con le modifiche necessarie nelle righe pianificazione addebiti di ogni singola risorsa.

Seguito conferma del record modificato, il sistema lancia un messaggio di avviso all’operatore, la cui conferma determina la completa sovrascrittura della corrispondente riga addebito pianificata, presente nei vari dettagli prenotazione che hanno il pacchetto associato.

Come descritto in precedenza, qualora si tenti la modifica, aggiunta o annullamento di righe pianificazione addebiti di un Pacchetto specifico associato in almeno un dettaglio prenotazione con Check-In già effettuato o Dettaglio Prenotazione Fatturato, il sistema lancia un messaggio bloccante, impedendo la variazione che si tenta di apportare al pacchetto, per cui sarà necessario interagire manualmente sia per gli eventuali pacchetti residui da modificare su dettagli di prenotazione per i quali non è ancora stato eseguito il Check-In, sia per le modifiche da apportare sulla pianificazione addebiti Risorse Alloggiate.