TS HOSPITALITY- Manuale Utente City Tax interfaccia GECOS - Rev. 02

Premessa

Quanto descritto nel presente documento è relativo alla procedura di esportazione dati per il calcolo del Contributo di Soggiorno del Comune di ROMA tramite il sistema GECOS.

La procedura implementata, denominata GECOS_2, consiste in un export batch che produce, in forma di file di testo, i dati da inoltrare al sistema GECOS, indicando, per uno specifico intervallo di date (a discrezione dell'operatore, è possibile estrarre per intervallo mese o trimestre o un qualsiasi range di date), il numero di notti maturate per competenza soggiorno con il relativo conteggio delle presenze, di ospiti alloggiati in risorse che hanno righe di pianificazioni addebiti di Tassa di Soggiorno paganti, o impostate con le varie causali di esenzione movimentate in automatico o manualmente dagli operatori.

Il batch estrae dati in diversi file che riportano i conteggi indicati di seguito, mostrati sia analiticamente per ospite nel caso di anomalie sia in totale, confrontandone le date reali di Arrivo e Partenza con quelle impostate nel Dettaglio di Prenotazione da cui ha origine il check-in della risorsa.

N.B.: per tutti gli operatori addetti al check-in e registrazione degli ospiti c'è elemento fondamentale da attenzionare al fine di avere dati coerenti con quanto atteso, riferito alla Data Partenza impostata nel dettaglio di prenotazione, che servirà come confronto con la data partenza della risorsa o degli ospiti con partenza differita. Prima di lanciare la procedura di check-in della risorsa, occorre chiedere conferma all'ospite sul reale periodo di soggiorno, modificando la data partenza sul dettaglio di prenotazione, poiché se modificata solo dopo il check-in rappresenta un'anomalia del dato di partenza rispetto alla data prevista nel dettaglio di prenotazione.

Integrazione procedura estrazione Importi Tassa pagati con Carte di Credito

Nelle procedure di estrazione dati sono stati aggiunti comandi per generare una specifica sezione che riepiloghi gli importi riferiti a Tassa di Soggiorno, confluiti nei documenti generati nell'intervallo periodo e pagati con Carta di Credito. Da notare che i valori estratti sono perfettamente coerenti se la voce incasso del documento generato è una sola, mentre invece, nel caso di più voci incasso e con voce incasso di tipo Carta di Credito che copre l'importo delle tasse, per intero o parzialmente, il dato non è certo ma presupposto, dato che non è certificabile in alcun modo che in presenza di importo di tassa (es. 20 euro) e arrangiamenti (es. 100 euro), due voci incasso, quali Contante per 60 euro e Carta per 60 euro, l'importo della tassa non sia coperto dall'incasso Carta di Credito.

Di seguito, sono riportati degli esempi esplicativi, estratti da un gestionale di test, quindi con pochi dati.

Si consiglia di verificare il lancio estrazione dati con la procedura GECOS per uno o max due mesi per volta, al fine di non bloccare le operazioni del front office in presenza di una certa mole di documenti da controllare nell'intervallo del periodo di estrazione impostato nella maschera di lancio.

Per ciascun ospite viene indicato:

• se è in day use (flag attivo nella sezione Ospiti della risorsa in check-in.
• se è arrivato uno o più giorni dopo la data di arrivo prevista nel dettaglio di prenotazione.
• se è partito in data diversa da quella prevista nel dettaglio di prenotazione, distinguendo se la partenza è stata anticipata o posticipata.
• il numero di notti di soggiorno che ricadono fuori dal trimestre in cui cade la data di partenza.
• le anomalie derivanti da operazioni manuali gestite dagli operatori durante il soggiorno degli ospiti, quali l'eliminazione parziale o totale dei giorni di pianificazione addebiti tassa, la modifica prezzo addebitato o l'eliminazione righe addebito dalla griglia.

NOTA: i conteggi di cui sopra vengono mostrati relativamente ai soli ospiti per cui almeno uno dei valori su indicati è diverso da zero, pertanto non saranno mostrati gli ospiti che non sono in day use e che hanno soggiornato in modo congruente a quanto indicato in prenotazione.

Il modello di Esportazione City Tax GECOS Type 2 è da impostare nella sezione Dati Statistici della maschera 

Nota tecnica: prima di avviare l'esportazione occorre aprire la maschera Esportazione Dati, scegliere il batch GECOS2 e verificare se è necessario rinominare il percorso dei file presenti nella griglia, adeguando il percorso dei file di batch. Di seguito immagine di esempio con percorso Output in ambiente Windows (A) e Linux (B).

Al fine di gestire la procedura di estrazione importi incassati con Carte di Credito, nella maschera Voci Incasso è stato aggiunto un flag Carte di Credito, da abilitare a discrezione dell'operatore.

Dalla maschera Esportazione City Tax è possibile impostare l'intervallo periodo di estrazione dati e lanciare la procedura di estrazione, considerando che il periodo impostato nelle date della maschera è a discrezione dell'operatore e potrà essere il mese solare, il trimestre o un range di date personalizzato.

N.B.: da questa maschera non si dovrà mai selezionare il pulsante Configura, poiché comporta la variazione del percorso di destinazione dei file di estrazione, che è diverso a seconda del sistema operativo utilizzato nei server della struttura (Windows o Linux)

Selezionato il pulsante Esporta, viene prodotto un pacchetto .zip che è possibile scaricare ed aprire mediante un file di gestione ZIP (WinRar, 7z, ecc.) per accedere ai file di testo generati.

I valori estratti nel file Gecos2_Verifica_Totali_0.txt, riportati più avanti in una specifica immagine di esempio, definiscono i seguenti elementi, conteggiati per ospite e per notte (ove applicabile):

1. Totale Ospiti Day Use: ospiti registrati nella risorsa con flag DU attivo, partiti nella stessa data solare di arrivo.  
2. Totale Ospiti Arrivo Posticipato: ospiti registrati nella risorsa in data successiva al check-in.
3. Totale Ospiti Partenza Anticipata: ospiti partiti in anticipo rispetto alla data out del dettaglio di prenotazione (check-out anticipato).
4. Totale Ospiti Partenza Posticipata: ospiti partiti successivamente alla data out del dettaglio di prenotazione (check-out posticipato).
5. Totale Ospiti Trimestre Precedente: ospiti che sono stati registrati nel trimestre precedente (a cavallo del mese), che concludono il soggiorno nel trimestre attuale.
6. Totale Notti Arrivo Posticipato: numero totale di notti pertinenti agli ospiti di cui al punto 1.
7. Totale Notti Partenza Anticipata: numero totale di notti pertinenti agli ospiti di cui al punto 3.
8. Totale Notti Partenza Posticipata: numero totale di notti pertinenti agli ospiti di cui al punto 4.
9. Totale Notti Trimestre Precedente: numero totale di notti pertinenti agli ospiti di cui al punto 5

N.B.: come descritto in precedenza, il dato del soggiorno degli ospiti scaturisce dall'importo di tasse calcolato per competenza nei vari soggiorni maturati nell'intervallo periodo di estrazione dei dati.

All'interno del file .zip sono presenti sei file denominati come segue (contenenti dati di puro esempio, estratti da un DB di test):

Gecos2.txt: tipi documenti emessi nel periodo di intervallo estrazione dati.

• Non fatturati: indica l'importo di tassa maturato nel periodo di estrazione ma non ancora fatturato.

1. Gecos2_Verifica_Totali.txt: elenco eventuali difformità arrivi/partenze anticipate o posticipate, Day Use, etc.

Gecos2_Verifica.txt: dettaglio delle difformità riportate nel file precedente, con elenco nominativo degli ospiti, numero risorsa, data arrivo e annotazione difformità date arrivi e partenze, riferite alle date In/Out della risorsa alloggiata o alla data partenza del Dettaglio Prenotazione (partenze anticipate/check-out di tutti gli ospiti della risorsa).

1. Notti Arrivo Posticipato: somma dei numeri riportati nella colonna in evidenza (1).
2. Notti Partenza Anticipata: somma dei numeri riportati nella colonna in evidenza (2).
3. Notti Partenza Posticipata: somma dei numeri riportati nella colonna in evidenza (3).
4. Ospiti Arrivo Posticipato: dettaglio righe ospiti con evidenza del numero a fianco risorsa (4).
5. Ospiti Day Use: dettaglio righe ospiti con evidenza del numero a fianco risorsa (5).
6. Ospiti Partenza Anticipata: dettaglio righe ospiti con evidenza del numero a fianco risorsa (6).
7. Ospiti Partenza Posticipata: dettaglio righe ospiti con evidenza del numero a fianco risorsa (7).

• Notti Trimestre Precedente: nessuna evidenza nell'immagine di esempio (*).
• • Ospiti Trimestre Precedente: nessuna evidenza nell'immagine di esempio.

  

  Gecos2_Totali.txt: causali esenzioni per Numero Ospiti Arrivati (Osp) e Numero Presenze maturate (Pres).

  

  Gecos2_Anomalie.txt: elenco anomalie rilevate nelle risorse. I dati visualizzati nelle varie colonne indicano:

  1. Data e Risorsa: data e numero risorsa in cui è stata riscontrata anomalia, identificata nelle colonne successive.
  2. Ospite: Nominativo in chiaro dell'ospite per il quale è stata riscontrata anomalia.
  3. IN / OUT: date soggiorno durante il quale è stata riscontrata anomalia,
  4. Tassa Pianificata: NO, indica che per la data indicata manca la riga pianificazione addebito tassa; -- (ok tassa).
  5. Causale pianificata: -- indica nessuna causale; descrizione causale indica la causale pianificata ove presente.
  6. Addebitata: NO, indica che la riga addebito della data in oggetto non è stata addebitata; -- (ok riga addebito).
  7. Prezzo pianificato: l'importo visualizzato indica il valore impostato nella riga pianificazione addebito.
  8. Prezzo addebitato: l'importo visualizzato indica il valore addebitato nella riga addebito della risorsa.
  9. Anomalia: definisce i valori presenti come anomali poiché sono stati oggetto di modifica manuale .

Integrazione estrazione pagamenti con Carta di Credito

Gecos2_INCASSI_CC.txt: nell'immagine riportata di seguito si descrive il calcolo effettuato dalla procedura, al fine di identificare gli importi di tasse pagati con carte di credito nel periodo (in es. fine gennaio - inizi febbraio).

1. Estrazione Gecos2.txt: Dati riferiti agli importi di tassa presenti nelle righe dei documenti generati nel periodo (dato estratto realmente) con evidenza degli importi e incassi pagamento tramite Carte di Credito o altre voci (dato aggiunto alla tabella, finalizzato alla migliore comprensione del metodo di individuazione Voci Incassi).

Per ciascun mese viene riportato l'elenco dei documenti emessi con valori riportati nella colonna Importo, riferiti ad addebiti di tasse presenti nelle righe dei documenti generati, e di seguito come sono stati incassati.

1. Il totale del mese è confrontabile con la tabella Gecos2_Totali, nella quale viene estratto il raggruppamento di causali per numero ospiti che hanno pagato la tassa o ne sono stati esentati (vedi elenco causali).
2. Nel file di estrazione Gecos2_Incassi_CC aggiunto con questo aggiornamento, viene estratto un riepilogo di due elementi specifici, necessari per ottemperare alla richiesta del Contributo Forfettario del Comune di Roma.
3. Importo mensile (verificabile da riscontro incassi per carta di credito in elenco nel precedente Gecos2.txt).
4. Numero Incassi riferito al numero transazioni o voci incasso impostate nei documenti generati nel periodo

Il comportamento della procedura, al fine di agevolare la struttura a ricevere più contributi possibili, a fronte di più voci incasso presenti nello stesso documento riporta il valore pagato con la carta, frazionato nei mesi a cavallo del periodo di estrazione (in esempio gennaio / febbraio).

In esempio il documento identificato come E3 contiene addebiti di tassa per 40 euro, di cui 30 di competenza a gennaio e 10 a febbraio, e due voci incasso che quietanzano l'importo del documento, una di tipo Carta di Credito per un importo incassato di 30 euro e il resto incassato in Contante.

La competenza dell'incasso con carta, vista per singolo mese è frammentata nei due mesi, ed è riferita all'importo della tassa addebitata per 30 euro, per cui 22.5 euro a gennaio e 7.5 a febbraio.

Il valore riportato nella colonna Incassi, destinato alla comunicazione del numero transazioni effettuate con la carta è considerato pari alle voci incasso impostate nei documenti, quindi, una voce incasso equivale ad una transazione (nello specifico esempio, i documenti sono tutti emessi nel mese di gennaio).

Se per mese è difficile comprendere il metodo di estrazione c'è da valutare che la comunicazione a GECOS deve essere totalizzata per anno, quindi alla fine e in ogni modo, i valori sono coerenti.

N.B.: come descritto in precedenza si suggerisce di gestire una serie di estrazioni di pochi mesi alla volta, al fine di evitare il blocco dei processi elaborati da altre procedure di front e back office.