TS HOSPITALITY - Manuale Utente Pagamenti TS Pay - Rev.03

Premessa

N.B.: I nomi riportati nelle varie immagini di esempio all’interno del presente Documento sono di pura fantasia. Ogni somiglianza con la realtà è puramente fortuita. Inoltre, le dimensioni e i layout di alcune maschere riportate nei print di esempio potrebbero non coincidere con la reale dimensione o layout delle stesse, al fine di gestire al meglio l'impaginazione delle immagini, che sono riferite ad elementi di configurazione tabellare.

Quanto descritto nel presente documento è relativo alla gestione delle procedure di Pagamento tramite carta di credito virtuale TS Pay, scenario valido per la sola fase di Prenotazione. Le modalità di utilizzo di TS Pay previste, unitamente alla creazione delle Politiche di Prenotazione, sono:

Carta a Garanzia: La struttura genera un link2Save dell’importo necessario per coprire la massima penalità prevista in caso di no show e lo invia al cliente prenotante.

Pagamento in unica soluzione (Prepagato): La struttura genera un link2pay dell’importo necessario, da inviare al cliente prenotante. In fase di completamento delle procedure di pagamento viene creato un documento di anticipo Caparra, che viene associato in automatico nella Prenotazione.

Pagamento rateizzato: La struttura genera un link2pay dell’importo necessario e specifica le rate (esempio 10% il giorno successivo all'inserimento della prenotazione, 50% per cento 10 giorni dalla data arrivo e il restante 40% il giorno precedente all’arrivo.

N.B.: il personale della reception genera il primo link con indicazione delle rate e non dovrà gestire azioni di promemoria verso il cliente, eventuali messaggi di scadenza rate sono a carico del sistema TS Pay. Per ogni pagamento ricevuto sarà gestita la generazione del documento di anticipo del documento non fiscale, che sarà sempre caricato in automatico nella pratica di prenotazione.

Al termine della fase di configurazione tabellare in TSH, l'utente dovrà gestire la procedura di Onboarding, accedendo nella piattaforma TS Pay dove dovrà registrare i dati richiesti, sino al completamento della procedura.

TESTO DI INTEGRAZIONE - PROCEDURA IN FASE DI DISATTIVAZIONE

Nel seguente documento si riporta comunicazione inerente alla previsione di disattivazione del riporto dei dati della Carta di Credito, gestita da Figaro, che sarà soppiantata interamente dall'attuale procedura TSPAY.

Configurazione - Parametri

Il parametro TSPAY_APP_SECRET è già valorizzato di default e non deve essere variato in alcuna maniera, per cui è demandato alla visualizzazione del solo personale di supporto. Anche il valore parametro TSPAY_URL è a cura del personale di supporto e sarà valorizzato con il percorso corretto non appena terminato l'Onboarding.

I due restanti parametri vanno valorizzati con codici già esistenti per il Tipo Cassa ma con codice da creare specificatamente per la Voce Incasso che dovrà essere utilizzata esclusivamente per pagamenti TSPay.

Nel valore parametro TSPAY_TIPO_CASSA occorre impostare un tipo cassa che possa gestire tipi contabili quali Anticipo Caparra e Documenti di Penale, di qualsiasi tipo fiscale (fattura o scontrino).

Definite le configurazioni si può lanciare la fase di registrazione di Onboarding, attivando il collegamento nella parte alta della maschera Strutture, continuando se serve, anche per le Strutture addizionali di Fatturazione.

Al termine dalla fase di registrazione, conclusasi con esito positivo, è necessario visualizzare la dicitura Operativo, come riportato nell'immagine di esempio (si potrà cliccare più volte sul logo TS Pay per verificare l'avanzamento della procedura).

Configurazione - Politiche di Prenotazione

Per le funzionalità previste è necessario impostare le Politiche di Prenotazione, accedendo all'omonima maschera, che saranno utilizzate dalla procedura in fase di creazione del link da inviare al cliente come richiesta di pagamento.

Carta a garanzia

Come riportato nell'immagine di esempio, per le impostazioni della richiesta importo a titolo di Garanzia (non sarà effettuato alcun prelievo sul conto del cliente), occorre impostare:

Dati Pagamento

• Codice e Descrizione: testuale, a discrezione dell'operatore.
• Testo Pagamento: descrizione testuale che sarà comunicata al cliente in fase di richiesta autorizzazione importo a garanzia.
• Tipologia Pagamento: selezione scelte in elenco, Numero Notti Soggiorno oppure Percentuale sul Totale.
• Numero Notti: o percentuale sul totale, a seconda dell'impostazione precedente.
• Includi Extra: se attivo, somma all'importo calcolato dalla procedura (valore del pernottamento) anche gli eventuali extra pianificati durante tutto il soggiorno.

Dettaglio Pagamento

• Carta a Garanzia

Pagamento in unica soluzione

Per le impostazioni della richiesta importo a titolo di Prepagato, occorre impostare:

Dati Pagamento

• Codice e Descrizione: testuale, a discrezione dell'operatore.
• Testo Pagamento: descrizione testuale che sarà comunicata al cliente in fase di richiesta autorizzazione importo a garanzia.
• Tipologia Pagamento: selezione scelte in elenco, Numero Notti Soggiorno oppure Percentuale sul Totale.
• Numero Notti: o percentuale sul totale, a seconda dell'impostazione precedente.
• Includi Extra: se attivo, somma all'importo calcolato dalla procedura (valore del pernottamento) anche gli eventuali extra pianificati durante tutto il soggiorno.

Dettaglio Pagamento

• Pagamento in unica soluzione

Pagamento rateizzato

Per questa tipologia di pagamento dinamico, l'operatore potrà scegliere diversi criteri di calcolo, impostando le percentuali e i giorni in cui dovranno essere eseguiti i pagamenti previsti, considerando che all'invio del link sarà impostato il flusso rateale nel sistema TS Pay, che provvederà a riscuotere la rata nel giorno previsto, inviando a TSH comunicazione dell'importo ricevuto con contestuale creazione del documento di anticipo caparra che l'operatore troverà legato in automatico alla pratica di prenotazione.

Dati Pagamento

• Codice e Descrizione: testuale, a discrezione dell'operatore.
• Testo Pagamento: descrizione testuale che sarà comunicata al cliente in fase di richiesta autorizzazione importo a garanzia.
• Tipologia Pagamento: selezione scelte in elenco, Numero Notti Soggiorno oppure Percentuale sul Totale.
• Numero Notti: o percentuale sul totale, a seconda dell'impostazione precedente.
• Includi Extra: se attivo, somma all'importo calcolato dalla procedura (valore del pernottamento) anche gli eventuali extra pianificati durante tutto il soggiorno.

Dettaglio Pagamento

• Pagamento rateizzato

Gestione richieste Pagamenti Prenotazione

La richiesta di pagamento potrà essere gestita esclusivamente dalla testata della prenotazione definitiva, già compilata in tutti i suoi punti, al fine di ottenere il numero giorni soggiorno e l'importo totale della pratica, comprensivo degli eventuali Extra nel caso siano oggetto di impostazione nelle politiche di prenotazione.

Quanto descritto di seguito è riportato solo a titolo dimostrativo dei processi che sono espletati a partire dalla richiesta link a TS Pay da parte dell'operatore, che di seguito lo invia al prenotante (Cliente della testata, Ospite del dettaglio, Ditta) per continuare con i passaggi che farà il prenotante per consolidare la richiesta del pagamento, verificando infine la ricezione del prepagato sotto forma di documento di anticipo caparra.

N.B.: non è prevista alcuna notifica interna e/o e-mail in riferimento all'avvenuta registrazione del documento di anticipo caparra in prenotazione, mentre è possibile avere riscontro sullo stato dei pagamenti accedendo all'apposita maschera Pagamenti Prenotazione (descritta più avanti).

Anticipo a Garanzia

Completati gli inserimenti nella pratica di prenotazione, è possibile selezionare lo specifico pulsante che si trova nella parte alta della testata.

Aperta la pagina Pagamenti Prenotazione, l'operatore sceglie la politica tra quelle proposte in elenco, alla cui selezione si imposta in automatico il valore della richiesta di pagamento, variabile a propria discrezione, dato dal valore arrangiamento della prima notte, cui è sommato l'eventuale addebito Extra pianificato per il giorno di arrivo.

Per procedere alla generazione del link occorre salvare le impostazioni riferite al metodo di pagamento e importo riferito al calcolo della prima notte (in esempio)(1), selezionare di seguito il pulsante Genera Link (vedi immagine)(2) e dare conferma per la generazione link di pagamento (3).

Il link generato dalla procedura viene contestualmente riportato nello specifico campo ed occorre selezionarlo con il cursore per le azioni di copia/incolla successive (CTRL+C -- CTRL+V)

N.B.: a discrezione dell'operatore riportare il link in whatsapp web che dovrà essere aperto o scaricato nel desktop della propria workstation (selezione specifico pulsante evidenziato nell'immagine).

Il link ricevuto dal prenotante apre la pagina con la scheda del pagamento on line. Eseguiti i passaggi necessari e confermata la richiesta di Autorizzazione, il prenotante riceve esito positivo dei processi di pagamento.

Al termine dell'intero processo, per il tipo di politica pagamento a Garanzia in esempio, il sistema riporta i vari dettagli della pratica nella maschera Pagamenti Prenotazione, nello Stato visualizzazione pagamenti In Corso.

Selezionando l'etichetta Active riportata nella colonna Stato Sorgente, l'operatore potrà visualizzare la chiave di collegamento e la dicitura Nessun Incasso Ricevuto (Politica a Garanzia).

Pagamento in unica soluzione

In questo esempio, gli elementi visualizzati sono riferiti alla richiesta di Prepagamento prima dell'arrivo. Nello specifico scenario, la dicitura che visualizza il prenotante sarà Pagamento totale importo soggiorno.

Al termine dell'intero processo, per il tipo di politica pagamento Prepagato Totale in esempio, il sistema riporta i vari dettagli della pratica nella maschera Pagamenti Prenotazione, direttamente nello Stato visualizzazione pagamenti Completati.

Dalla vista pagamenti Completati l'operatore potrà selezionare il pulsante:

Apri Prenotazione e visualizzare la pratica di Prenotazione con il Documento anticipo associato.

oppure

Apri Documento e visualizzare il Documento generato ed associato nella prenotazione

In esempio, nel documento generato dalla procedura, in automatico è stata aperta la Cassa (se in stato Chiusa al momento della generazione del primo documento) ed è stata impostata la specifica Voce Incasso (valori i

impostati nei rispettivi Parametri).

Pagamento a Rate

In questo esempio, gli elementi visualizzati sono riferiti alla richiesta di Pagamento a Rate con scadenza personalizzata. Nello specifico scenario, la dicitura che visualizza il prenotante sarà Pagamento Rateale.

L'immagine riportata di seguito è riferita alla pagina Pagamenti Prenotazione, con scelta della politica Pagamento Rateale, nella quale sono state impostate delle righe di importi rateizzati con specifiche date di scadenza pagamento, di cui si riportano le pianificazioni impostate in precedenza:

1. 1 giorno dopo la Data di Inserimento: Data inserimento 24/04 e contestuale prima scadenza al 25/04/2024.
2. 10 giorni dopo la Data di Inserimento: Data inserimento 24/04 e contestuale seconda scadenza al 04/05/2024.
3. 5 giorni prima della Data di Arrivo: Data Arrivo 01/07 e contestuale terza scadenza al 26/06/2024.

N.B.: la pianificazione importi e date scadenza potrà essere rivista in toto dall'operatore, prima di salvare i dati.

Il piano scadenze viene dettagliato nella pagina di richiesta pagamento ed è cura della procedura TS Pay incassare l'importo alla scadenza prevista, generando il documento di anticipo caparra nel documento, con riporto dei dettagli di pagamento nella maschera Pagamenti Prenotazioni, nello stato In Corso poiché importo rateizzato.

Nell'immagine di esempio, si riporta lo stato dei movimenti automatici gestiti dalla procedura silente, a seguito della prima scadenza rateale.

Nella colonna Incassato si visualizza l'importo della rata incassata con evidenza del documento generato ed associato nella pratica di prenotazione. Al termine delle scadenze rateali, la riga del dettaglio sarà spostata nella sezione Completati, evidenziando l'intero importo incassato.

Anticipo a Garanzia - Gestione Incasso importo a garanzia

Gli elementi descritti di seguito sono riferiti alla modalità di incasso dell'importo a Garanzia, nello specifico esempio, a seguito del No Show.

Nell'immagine di esempio, si visualizza una pratica con pagamento a Garanzia, con gli Owner della pratica di prenotazione, cui è associato il metodo di pagamento autorizzato, riportati nelle colonne Ditta e Cliente e che rappresentano gli unici elementi che potranno essere utilizzati per le procedure di incasso pagamento a Garanzia.

Selezionando il pulsante presente nella riga del dettaglio pagamento, l'operatore potrà visualizzare l'importo massimo autorizzato a Garanzia.

Nel documento provvisorio occorre ricercare e impostare la Voce Incasso impostata nel Parametro TSPAY_VOCE INCASSO, affinché la procedura valorizzi correttamente il campo Pagamento Prenotazione (vedi immagine).

Selezionato il pulsante di generazione documento in definitivo (Stampa), il sistema lancia una procedura silente che richiama il pagamento a Garanzia e ne incassa l'importo definito nella Voce Incasso impostata in precedenza.

Nella parte bassa della maschera Stampa Documenti, l'operatore potrà visualizzare esito positivo del pagamento.

Nella maschera Pagamenti Prenotazioni, al termine della procedura di incasso importo a garanzia, l'operatore potrà visualizzare il pagamento nella sezione pagamenti Completati (in esempio un pagamento a garanzia a fronte di emissione documento di un No Show).

Anticipo a Garanzia - Gestione Incasso importo a garanzia non pervenuto

Gli elementi descritti di seguito sono riferiti al blocco gestione incasso importo a garanzia che potrebbe verificarsi qualora il cliente finale non abbia ancora inviato l'autorizzazione dell'importo a garanzia, mentre, a seguito del No Show l'operatore tenta di gestire la modalità di incasso dell'importo a Garanzia.

Nello specifico sembra che il sistema consenta di applicare l'importo a garanzia tramite selezione voce incasso

ma al momento di rendere definitivo il documento e quindi lanciare la chiamata verso TS Pay il sistema si accorge che manca l'autorizzazione e quindi lancia l'avviso come da immagine di esempio.

Anticipo Caparra - Gestione eliminazione Documento

Gli elementi descritti di seguito sono riferiti alle procedure da eseguire nel caso si stia tentando di annullare definitivamente un Documento di Anticipo Caparra generato dalla procedura di pagamento TS Pay.

Richiamato il documento specifico, l'operatore potrà tentare di annullare il documento, superando i controlli previsti, quali in esempio blocco per Cassa Chiusa, blocco Permessi Operatori, utilizzo parziale dell'importo, etc.

Nell'ipotesi che il documento sia annullabile, l'operatore potrebbe ricevere un primo avviso che comunica l'impossibilità di recuperare il numero documento che si sta annullando.

Successivamente viene visualizzato un secondo alert, con descrizione messaggio che avvisa l'operatore che si sta tentando di eliminare un documento generato da procedura di pagamento TS Pay, con possibilità di gestire la pratica di rimborso (dell'importo incassato in precedenza) verso la carta di credito del Prenotante, comunicando altresì che per qualsiasi evenienza ciò non vada a buon fine, sarà bloccato l'annullamento del documento in oggetto.

N.B.: a seguito dell'annullamento definitivo, il sistema non presenta altre indicazioni e/o immagini. Per verificare l'avvenuto rimborso dell'importo al cliente occorre accedere a TS Pay e verificare lo stato del pagamento. Per rigenerare il link occorre annullare anche il precedente link generato dalla procedura.

Nell'immagine riportata di seguito si visualizza la pagina di TS Pay relativa ai pagamenti, nella sezione dello stato pagamento riferito al rimborso, per il quale è possibile scaricare la ricevuta.

Procedura di riporto dati Carta di Credito In Fase Di Disattivazione

La procedura gestita da Figaro, riferita al riporto dei dati della Carta di Credito comunicati dal cliente sul Channel, sarà disattivata a breve e sostituita dall'attuale procedura TS Pay descritta nelle pagine precedenti.

N.B.: la procedura gestita da Figaro viene disattivata per ragioni di sicurezza dei dati delle carte.

La procedura gestita da TS Pay è a totale vantaggio della struttura, in quanto non riporta solo i dati del numero e scadenza della carta come gestito da Figaro, ma consente all'operatore di avere la possibilità di gestire:

Carte a Garanzia

Pagamento immediato (Prepagato)

Pagamento rateizzato